Wat is de rol van een PIM bij databeheer en datadistributie?

De hoeveelheid productdata is in een paar jaar tijd explosief gegroeid. Rond een product of een dienst is een compleet ecosysteem aan data ontstaan: teksten, afbeeldingen, productspecificaties, foto’s, video’s, PDF’s, technische tekeningen, certificaten en nog veel meer. Daarmee is het centrale beheer van die data een cruciale issue geworden.

Databeheer kost teveel geld. Logisch, want er komen veel verschillende medewerkers binnen de organisatie aan te pas. Medewerkers sales, IT, marketing en financiële administratie. Als ze niet werken vanuit één centrale bron, ligt inefficiëntie op de loer.

Gegevens beheren met meerdere mensen is moeilijk te beheren

Medewerkers werken heel hard om de gegevens te verbeteren, maar deze worden overschreven door gegevens uit andere bronnen of gegevens van andere collega's of zelfs niet gebruikt. Als gevolg hiervan werken mensen erg inefficiënt omdat veel mensen denken dat ze brongegevens hebben en de gegevens op veel plaatsen te vinden zijn, zoals de marketingmanager of e-commerce manager.

Data voldoet niet aan interne of externe voorschriften

Het is moeilijk om de gegevens te laten voldoen aan de wetgeving of vereisten van de afdeling "magazijn" omdat de kennis hier meestal alleen kan worden verkregen na verschillende "omwegen".

Managers kunnen het datakwaliteitsproces niet goed beheren

Meestal heeft een manager geen kennis van of inzicht in de inhoudskwaliteit van gegevens. Er is ook een gebrek aan hulpmiddelen om het werkproces rond databeheer en kwaliteitsverbetering goed te beheren. Wanneer managers al hun eigen data verrijken, zien ze vaak dat hun data niet altijd als bron worden gebruikt of dat hun werk niet erg effectief is en minder wordt gewaardeerd. Dit leidt tot veel miscommunicatie en heen en weer slepen om de data op orde te krijgen.

Fabrikanten en importeurs kunnen kopers niet in korte tijd de juiste gegevens verstrekken

Vaak gebruikt de fabrikant of importeur de marktstandaarden (GS1 / ETIM) niet en kunnen ze het bestelproces (EDI / OCI) niet verder automatiseren. Het is ook vaak niet mogelijk om data te verspreiden in formaten die klanten, leveranciers en andere partijen willen. Een gevolg hiervan is dat hun concurrentiepositie verzwakt is.

Datadistributie naar documenten en catalogi kost veel tijd

Medewerkers hebben veel tijd nodig om data goed te organiseren. Zonder brongegevens is dit een zeer inefficiënt proces. De gemiddelde marketeer heeft geen tijd om dubbel of "dom" werk te doen, zoals het kopiëren van informatie uit een XSL-bestand of een ERP-systeem. Het kost ontwerpers ook onnodig veel tijd om online en fysieke expressies voor te bereiden. Klantspecifieke ontwerpen, folders en catalogi maken is alleen mogelijk met een grote investering in geld en mensen. De time-to-market om data naar catalogi / folders te krijgen is te lang.

Het goedkeuringsproces is niet in orde

Waar verschillende afdelingen nauw met elkaar verweven zijn, is elke afdeling verantwoordelijk voor de juistheid van zijn eigen gegevens. Als die gegevens niet correct zijn, moet je uitgebreid heen en weer gaan. Vaak nog steeds met old school Excel-documenten die het bewerken erg omslachtig maken.

Gegevens worden niet consistent bewaard

De hoeveelheid gegevens die momenteel aan producten is gekoppeld, is enorm. Het is een enorme klus om al die gegevens volledig te organiseren. Voor elke SKU (Stock Keeping Unit) heeft een werknemer 14 minuten per jaar nodig om die informatie op orde te houden.

Systemen kunnen geen updates verwerken

Systemen zijn niet ontworpen om massaal te worden bijgewerkt.

Gegevens koppelen is alleen handmatig mogelijk

Upselling en cross-selling bieden distributeurs en groothandelaren de kans op meer verkoop, maar dan moet het slim worden georganiseerd: via een systeem dat automatisch cross-links genereert. Met informatie die over verschillende bronnen is verspreid, blijft alleen handmatig sorteren een optie.

En als we een PIM-tool hebben?

Dan wordt het verzenden van gegevens naar catalogi veel eenvoudiger

Wil een koper of distributeur zijn eigen catalogi of productfolders maken? Geen probleem. Je kan nu eenvoudig de data genereren die hij nodig heeft voor een publicatie met een PIM-tool.

Dan ben je verzekerd van rich data voor jou e-commerceomgeving

Wat presenteert beter: een korrelig productbeeld met 44 halfvolle specificaties eronder, of een video die de sfeer van het product goed weergeeft met alle specificaties en bestelinformatie compleet en een paar beoordelingen van andere kopers. Wie het belang van ervaring begrijpt, ziet ook waarom rich data essentieel is. Het creëren van de juiste sfeer rond producten heeft een beeldverhogend effect. En dat leidt aantoonbaar tot meer conversie en hogere gemiddelde bestelwaarde.

Dan maak je het bestelproces een stuk efficiënter voor jou klanten

Zonder één medewerker te betrekken, kan je die rich data op het juiste moment en in het juiste formaat met jou klanten delen. Die klant kan vervolgens zijn bestelling via een EDI- of OCI-catalogus voltooien. Het resultaat: het percentage digitale bestellingen stijgt aanzienlijk, waardoor de bestelkosten dalen. De toegevoegde waarde voor klanten neemt ook toe.

Dan kan je ook eenvoudig andere verkoopkanalen gebruiken

Neem een Google, eBay of Bol.com. Online verkoopkanalen die hun deuren openen voor andere providers. Daarmee krijgt u veel nieuwe consumenten in één keer. Dat is als u de gegevens kunt aanbieden volgens de specificaties die Google, eBay en Bol.com vereisen. Hetzelfde geldt voor prijsvergelijkingssites en sociale portals.

Dan worden de vertalingen voor andere landen meteen geregeld

Een vertaalmanager maakt ook deel uit van de deal bij PIM. Handig voor distributeurs en groothandelaren die zich richten op een bredere markt dan alleen Nederland. Beschrijvingen en andere teksten worden automatisch vertaald.

Dan kan ik nieuwe kansen creëren

Stel dat een klant een shop-in-shop wil, dan wordt het heel gemakkelijk om met PIM te organiseren.

Dan houd ik me aan de wetgeving

Omdat je continu de kwaliteit en voortgang van de data kan beheren, ben je ook constant in staat met de nieuwste wetgeving die voorschrijft wat je absoluut moet communiceren.

Youwe geeft passend advies

Er zijn nogal wat mogelijkheden op de markt voor PIM-systemen. De bekendste grote softwarespelers op dit gebied zijn SAP (Hybris), Informatica (Heiler), Stibo en IBM Infosphere. Er zijn ook internationaal veel minder bekende spelers die ook solide omnichannel (geëvolueerde variant van multichannel) PIM-DAM-systemen aanbieden (Product Information Management & Digital Asset Management).

Waar begin je met zoeken? Hoe ziet uw business case eruit en houdt een nieuw PIM-systeem ook rekening met uw groei? Is het internationaal schaalbaar? Veel omnichannel-projecten mislukken of kunnen niet winstgevend worden gemaakt vanwege de hoge operationele kosten. Onze kennis van PIM-systemen omnichannel garandeert dat uw systeem overeenkomt met uw ambities en budget. Niet alleen de investering in een nieuw systeem is belangrijk, maar ook de hoeveelheid extra en verborgen kosten zoals hosting, onderhoud, updates, uitbreidingen en efficiënte gebruiksmogelijkheden zijn belangrijke indicatoren voor ons advies. Onze experts stellen u graag voor aan de efficiënte opties en helpen u bij het zoeken naar het beste PIM-DAM-systeem voor uw bedrijf.

Op zoek naar PIM-software voor jou bedrijf?

Download onze whitepaper en ontdek welke software bij uw organisatie past

Cookies accepteren?

Youwe gebruikt cookies om u de beste online ervaring op onze website te geven. Wil meer weten? Bekijk onze Privacy voorwaarden

Cookie instellingen