Jij hebt de data, daar ben jij zeker van. Het ligt verspreid over alle servers en werkplekken binnen jouw organisatie: het ERP systeem, Excel-bestanden, Google docs, op papier en in de cloud. Op de één of andere manier presteren jij collega’s het om een data set op te leveren wanneer jij er ook om vraagt. Dat betekent alleen wel dat jij het bestand later krijgt dan jij wilde, en incompleet, maar vooruit, het is wel het bewijs dat de data er is! Toch? Althans, het grootste deel is er. En maakt het nu echt uit dat jouw collega’s geen tijd besteden aan hun daadwerkelijke functie?
Klinkt deze wellicht ietwat overdreven paragraaf jouw bekend? Er is een betere en slimmere manier waarop jij jouw productdata kan beheren. Een manier die jouw collega’s tevreden maakt en ze veel tijd scheelt, een manier die een consistent verhaal garandeert en een optimale buyer journey garandeert. Daar bovenop zorgt het dat jouw bezoeker ook een koper wordt. De oplossing heet ‘PIM’: een Product Information Management systeem die al jouw product informatie op een plaats verzamelt. Een goed PIM systeem laat jezelf niet alleen product informatie, maar ook andere aspecten beheren zoals foto’s, video, sheets en eigenlijk bijna alles wat je kan bedenken.
Realiseer dat jouw organisatie zeer afhankelijk is van productdata. Daarom wordt product informatie management steeds belangrijker. Het is een extra handvat in de zoektocht naar minder kosten voor data management, en naar verbeterde kwaliteit van de data. Ook al breidt de catalogus alleen maar uit.
Er zijn een aantal redenen waarom dit probleem niet door jouw ERP wordt opgelost:
Geen of weinig tools om data kwaliteit te beheren
Een ERP systeem zorgt voor transacties en stroomlijnt de fysieke logistiek en sales. De transacties werken uitstekend, maar dat is dan ook het enige wat het doet. Het geeft jou niet de tools om jouw data te verrijken of om jouw klant een naadloze buyer journey aan te bieden over meerdere kanalen. Het levert ook niet alle data en bestanden op die jij nodig hebt vanuit een marketing/sales perspectief.
Grote online retailers hebben het antwoord op die vraag en hebben daar de kern van hun bestaan van gemaakt. Voor 12 uur ’s avonds besteld, de volgende dag in huis. Ze weten precies welke producten op voorraad zijn, in welke opslag ze staan en hoe snel ze bij de klant kunnen zijn. Alle product informatie is beschikbaar voor de klant. Als de organisatie op de een of andere manier niet kan leveren, zal het de klant precies vertellen waarom het niet lukt en wanneer zij wel de producten krijgen. Dat moeten ze doen. Ze hebben de belofte gemaakt, en die belofte niet nakomen jaagt klanten weg.
De volgende vragen zullen in toenemende mate bepalen wie het recht heeft de komende jaren te bestaan en wie zelfs hun organisatie kan uitbreiden, of wie het onderspit zal delven en marktaandeel zal verliezen en zelfs failliet zal gaan:
Wie kan informatie in de leveringsketen aanbieden?
Een goed productinformatie systeem is als een brein van een octopus die alle tentakels controleert. In de hersenen gaat het maar om twee dingen. Focus op de klant en zijn wensen en maak het hele sales systeem in balans. De digitale octopus onthoudt alle productinformatie en stuurt ze naar het eind van zijn tentakels. Onafhankelijk van de kanaalkeuze van de klant, vervolgens is de informatie die zij te zien krijgen te vertrouwen, up-to-date en nauwkeurig.
Heeft elke organisatie een PIM nodig? Is PIM een oplossing voor alles? Beide vragen zouden met ‘nee’ beantwoord moeten worden, maar als jij jezelf herkent in de volgende scenario’s zou een PIM jou kunnen helpen:
Scenario 1
Productinformatie is niet op een centrale plaats gezet, maar wordt beheerd door meerdere afdelingen in verschillende systemen. Sommigen zijn misschien zelfs opgeslagen in het geheugen van de werknemers. De productinformatie onderhouden kost jaarlijks veertien minuten per product, puur omdat zoveel tijd verspild wordt aan het beheren en distribueren van productinformatie binnen jouw organisatie. Tijd is geld. Een slim PIM systeem automatiseert deze tijdrovende klus en ondersteunt jouw organisatie en diens processen. Zo kan jij informatie sneller en goedkoper aan jouw klant aanbieden.
Scenario 2
Ik kan nooit met zekerheid zeggen dat mijn productinformatie altijd correct is. Ik kan de bron van mijn informatie niet vertrouwen. Een slim PIM systeem communiceert met zowel al jouw interne systemen, als de systemen van de klant en leveranciers.
Scenario 3
Mijn klanten willen meer inzicht in het inventaris en eisen verbeterde productinformatie. Ze zullen waarschijnlijk meerdere keren per dag bellen met vragen over de levering, beschikbaarheid of voor sales ondersteuning. De juiste informatie via de correcte kanalen leveren kan dit alles voorkomen. Zo heeft jouw klant het voordeel dat hij meer tijd heeft om te concentreren op de ‘echte’ sales activiteiten.
Als jij een of meer van deze uitdagingen herkent, dan is PIM een oplossing voor je!
Een PIM systeem moet flexibel zijn en intelligent. Zoals de eerder genoemde octopus. Het zou jouw productdata aan jouw business partners moeten leveren. Een bron voor punctuele en accurate informatie die iedereen nodig heeft.
Het is een software oplossing die elke omnichannel organisatie de juiste tools aanbiedt om gestructureerde productinformatie aan te bieden en te zorgen dat het via de juiste kanalen bij de klant terecht komt. Klanten zullen in staat zijn om handel te drijven waar ze willen, hoe ze willen en wanneer ze willen. Door de omnichannel aanpak zal de klant geen verschillen zien in de informatie die over verschillende kanalen wordt aangeboden. De eerste stap om dit mogelijk te maken is het aanbieden van de data aan alle kanalen en systemen die de data nodig hebben. Vervolgens is stap twee de integratie met alle kanalen die jouw klanten gebruiken. Een efficiënt product informatie systeem is van vitaal belang in dit proces en kan beide stappen doorlopen.
Leg data kwaliteit vast als een KPI om de succes van een project vast te stellen
Handel conform de standaard voor jouw handelstak (bijvoorbeeld ETIM)