Wat is de rol van een PIM

bij databeheer en datadistributie?

De hoeveelheid productdata is in een paar jaar tijd explosief gegroeid. Rond een product of een dienst is een compleet ecosysteem aan data ontstaan: teksten, afbeeldingen, productspecificaties, foto’s, video’s, PDF’s, technische tekeningen, certificaten en nog veel meer. Daarmee is het centrale beheer van die data een cruciale issue geworden.

Wat voor problemen spelen er?

Het databeheer kost teveel geld. Logisch, want er komen veel verschillende medewerkers binnen de organisatie aan te pas. Medewerkers van sales, van IT, van marketing en van de financiële administratie. Als die niet werken vanuit één centrale bron, ligt inefficiency op de loer.

 

 

Het beheren van data met meerdere mensen is lastig te managen
Medewerkers zijn heel hard bezig om de data te verbeteren, maar deze wordt overschreven door data van andere bronnen of data van andere collega’s of zelfs niet gebruikt.
 Daardoor wordt er zeer inefficiënt gewerkt doordat vele mensen brondata denken te hebben en de data op veel plekken te vinden is, zoals bij de marketing manager of e-commerce manager.

 

Data is niet compliant met interne of externe regelgeving
Om de data te laten voldoen aan de wetgeving of eisen van de afdeling ‘warehouse’ is lastig, doordat de kennis hier naar toe veelal pas na diverse ‘omwegen’ te vergaren is.

 

Managers zijn niet in staat het proces van data kwaliteit goed te managen
Meestal heeft een manager geen kennis van of zicht op de inhoudelijke kwaliteit van data. Ook ontbreekt het aan tools om het werkproces rond databeheer en kwaliteitsverbetering goed aan te sturen. Als managers al hun eigen data verrijken, zien ze vaak dat hun data niet altijd als bron wordt gebruikt of dat hun werk niet heel effectief is en minder gewaardeerd wordt. Dat leidt tot veel miscommunicatie en heen-en-weer gesleur om de data als nog op orde te krijgen.

 

Fabrikanten en importeurs kunnen de juiste data niet in korte tijd pushen naar afnemers
Vaak hanteert de fabrikant of importeur niet de standaarden van de markt (GS1/ETIM) en zijn ze niet in staat het orderproces verder te automatiseren (EDI/OCI). Ook lukt het vaak niet data te distribueren in formaten die klanten, leveranciers en andere partijen wensen. Een gevolg hiervan is dat hun concurrentiepositie verzwakt.

 

Datadistributie naar documenten en catalogi kost heel veel tijd
Medewerkers hebben veel tijd nodig om data kwalitatief goed te organiseren. Zonder brondata is dit een zeer inefficiënt proces. De gemiddelde marketeer heeft geen tijd of zin om dubbel of ‘dom’ werk te doen, zoals het kopiëren van informatie vanuit een XSL-bestand of een ERP-systeem. Ook kost het designers onnodig veel tijd om online en fysieke uitingen op te maken. Klantspecifieke designs, leaflets en catalogi maken is alleen mogelijk met grote investering in geld en mensen.  De time-to-market om data naar catalogi/leaflets te krijgen is te lang.

 

Het goedkeuringsproces is niet op orde
Waar verschillende afdelingen nauw met elkaar verweven zijn, is iedere afdeling verantwoordelijk voor de correctheid van zijn eigen data. Zijn die data niet correct, dan moet er weer uitgebreid heen-en-weer worden geschoven. Vaak nog met old school Excel-documenten die het aanpassen heel omslachtig maken.

 

Data wordt niet consistent bijgehouden
De hoeveelheid data die tegenwoordig aan producten wordt gekoppeld, is enorm. Om al die data compleet te organiseren, is een gigantische klus. Per SKU (Stock Keeping Unit) is een medewerker per jaar al 14 minuten bezig om die informatie op orde te houden.

 

Systemen kunnen updates niet aan
Systemen zijn er niet op gemaakt om massaal te worden geüpdatet.

 

Het relateren van data is alleen maar handmatig mogelijk
Upselling en cross-selling bieden distributeurs en groothandels kans op meer omzet, maar dan moet het wel slim worden georganiseerd: door een systeem die kruisverbanden automatisch laat genereren. Bij informatie die is verdeeld over meerdere bronnen, blijft eigenlijk alleen handmatig uitzoeken nog een optie.

 

En als we nu wél een PIM-tool hebben?

Dan wordt het versturen van data naar catalogi veel eenvoudiger
Maakt een afnemer van een distributeur of groothandel graag zijn eigen catalogi of product leaflets? Geen enkel probleem. De data die hij nodig heeft voor een publicatie kun je nu heel eenvoudig genereren met een PIM-tool.

 

Dan ben je verzekerd van rich data voor je e-commerce omgeving
Wat presenteert lekkerder: een korrelige productafbeelding met 44 half volledige specs eronder, of een video die de sfeer van het product goed overbrengt met alle specs en bestelinformatie compleet en een paar reviews van andere afnemers erbij. Wie het belang van beleving inziet, ziet ook in waarom rich data essentieel is. Het creëren van de juiste sfeer rond producten werkt imagoverhogend. En dat leidt aantoonbaar weer tot meer conversie en een hogere gemiddelde orderwaarde.

 

Dan maak je het bestelproces voor je klanten een stuk efficiënter
Zonder dat er ook maar ook één medewerker aan te pas komt, kun je die rich data op het juiste moment en in het juiste format delen met je klanten. Die afnemer is vervolgens weer in staat zijn bestelling af te ronden via een EDI of OCI catalogi. Het resultaat: het percentage digitale orders neemt substantieel toe, waardoor bestelkosten verminderen. En ook de toegevoegde waarde aan klanten gaat omhoog.

 

Dan kun je ook makkelijk gebruikmaken van andere verkoopkanalen
Neem een Google. Neem een Ebay. Neem een Bol.com. Online verkoopkanalen die hun deuren openzetten voor andere aanbieders. Daarmee krijg je er in één klap heel veel nieuwe consumenten bij. Tenminste, als je de data kunt aanbieden volgens de specificaties die Google, Ebay en Bol.com vragen. Hetzelfde geldt voor prijsvergelijkingssites en voor social portalen.

 

Dan zijn de vertalingen voor andere landen ook meteen geregeld
Ook een translation manager is part of the deal bij PIM. Handig voor distributeurs en groothandelaren die zich richten op een breder afzetgebied dan Nederland alleen. Beschrijvingen en andere teksten worden automatisch vertaald.

 

Dan ben ik in staat om nieuwe kansen te creëren
Stel dat een klant een shop-in-shop wil, dan wordt het met PIM heel eenvoudig om die te organiseren.

 

Dan voldoe ik aan de wetgeving
Doordat je continu de kwaliteit en de voortgang van de data kunt managen, ben je ook continu adequaat met de laatste wetgeving die voorschrijft wat je absoluut moet communiceren.

 

Youwe geeft een passend advies

In de markt van PIM-systemen zijn behoorlijk wat mogelijkheden voorhanden. De bekendste grote softwarespelers op dit terrein zijn SAP (Hybris), Informatica (Heiler), Stibo en IBM Infosphere. Er zijn internationaal ook veel minder bekende spelers die ook solide omnichannel (geëvolueerde variant van multichannel) PIM-DAM-systemen (Product Information Management & Digital Asset Management) bieden.

Waar begint u met de zoektocht? Hoe ziet uw businesscase eruit en houdt een nieuw PIM-systeem ook rekening met uw groei? Is het internationaal schaalbaar? Veel omnichannelprojecten stranden of zijn niet rendabel te krijgen vanwege te hoge operationele kosten. Onze kennis van omnichannel PIM-systemen waarborgt dat uw systeem past bij uw ambities en budget. Niet alleen de investering in een nieuw systeem is belangrijk, maar ook de hoeveelheid bijkomende en verborgen kosten zoals hosting, onderhoud, updates, uitbreidingen en efficiënte gebruiksmogelijkheden zijn belangrijke graadmeters voor ons advies. Onze experts laten u graag kennismaken met de efficiënte mogelijkheden en helpen u met de zoektocht naar het beste PIM-DAM-systeem voor uw bedrijf.

Youwe: Exclusief Pimcore partner Benelux sinds 2015


Als exclusief Pimcore partner voor Nederland beschikt Youwe over meer dan een decennium aan kennis van en ervaring met ketenintegratie en complexe PIM-vraagstukken. Met trots hebben we al uitzonderlijke Pimcore implementaties gerealiseerd.

Over de auteur

dennis-reurings

  06-22 43 68 13

“Dennis is inmiddels meer dan 15 jaar actief als ondernemer in de wereld van digitalisering. Altijd met focus op de mogelijkheden en kansen die digitalisering biedt voor organisaties en het vertalen van deze kansen naar concrete oplossingen.

Specialiteiten: omnichannel, cloud, ERP, IoT, Big Data, marketing automation en PIM-systemen.”

Dennis Reurings

NIEUWSBRIEF & EVENTS

Schrijf je in om onze kennis events & nieuwsbrief te ontvangen