PIM: Beheer je productinformatie

Klanten hunkeren naar product data, geef ze wat ze willen: Product Informatie Management

Ze zijn veeleisend… je klanten. Ze willen alles weten wat er te vinden is over je product. En niet via een kanaal, maar via meerdere kanalen. Ze willen zelfs het kanaal gebruiken dat hun voorkeur heeft, op een tijdstip dat het ze uitkomt.

Je hebt de data, daar ben je zeker van. Het ligt verspreid over alle servers en werkplekken binnen je organisatie: het ERP systeem, Excel bestanden, Google docs, op papier en in de cloud. Op de een of andere manier presteren je collega’s het om een data set op te leveren wanneer je er ook om vraagt. Dat betekent alleen wel dat je het bestand later krijgt dan je wilde, en incompleet. Maar vooruit, het is wel het bewijs dat de data er is! Toch? Althans, het grootste deel is er. En maakt het echt uit dat je collega’s geen tijd besteden aan hun daadwerkelijke functie?

Klinkt deze wellicht ietwat overdreven paragraaf bekend? Er is een betere en slimmere manier waarop je jouw product data kan beheren. Een manier die je collega’s tevreden maakt en ze veel tijd scheelt, een manier die een consistent verhaal garandeert en een optimale buyer journey garandeert. Daar bovenop zorgt het dat je bezoeker ook een koper wordt. De oplossing heet ‘PIM’: een Product Information Management systeem die al je product informatie op een plaats verzamelt. Een goed PIM systeem laat je niet alleen product informatie, maar ook andere aspecten beheren zoals foto’s, video, sheets en eigenlijk bijna alles wat je kan bedenken.

Je moet realiseren dat je organisatie zeer afhankelijk is van product data. Daarom wordt product informatie management steeds belangrijker. Het is een extra handvat in de zoektocht naar minder kosten voor data management, en naar verbeterde kwaliteit van de data. Ook al breidt de catalogus alleen maar uit.

Maar ik heb een ERP…

Er zijn een aantal redenen waarom dit probleem niet door je ERP wordt opgelost:

  • Geen of weinig tools om data kwaliteit te beheren
  • Weinig tools die workflows ondersteunen
  • Hoeveelheid categorieën en formats is vaak beperkt
  • Niet medium onafhankelijk
  • Bevat vaak informatie gebaseerd op handel en logistiek, niet marketing of sales

Een ERP systeem zorgt voor transacties en stroomlijnt de fysieke logistiek en sales. De transacties werken uitstekend, maar dat is dan ook het enige wat het doet. Het geeft je niet de tools om je data te verrijken of om je klant een naadloze buyer journey aan te bieden over meerdere kanalen. Het levert ook niet alle data en bestanden op die je nodig hebt vanuit een marketing/sales perspectief.

Wie krijgt, los van het kanaal, de informatie het eerst bij de klant?

Grote online retailers hebben het antwoord op die vraag en hebben daar de kern van hun bestaan van gemaakt. Voor 12 uur ’s avonds besteld, de volgende dag in huis. Ze weten precies welke producten op voorraad zijn, in welke opslag ze staan en hoe snel ze bij de klant kunnen zijn. Alle product informatie is beschikbaar voor de klant. Als de organisatie op de een of andere manier niet kan leveren, zal het de klant precies vertellen waarom het niet lukt en wanneer zij wel de producten krijgen. Dat moeten ze doen. Ze hebben de belofte gemaakt, en die belofte niet nakomen jaagt klanten weg.

Content is king

De volgende vragen zullen in toenemende mate bepalen wie het recht heeft de komende jaren te bestaan en wie zelfs hun organisatie kan uitbreiden, of wie het onderspit zal delven en marktaandeel zal verliezen en zelfs failliet zal gaan:

  • Wie kan informatie in de leveringsketen aanbieden?
  • Wie krijgt de gewenste informatie het snelst naar de klant, ongeacht het kanaal?
  • Wie is zichtbaar op het onderwerp waar de potentiele klant naar zoekt?
  • Wie gaat het meest ver in zorg dragen voor de klant?
  • Welke partij is in staat de grote e-tailers als eBay en Amazon te weerstaan?

Onafhankelijk kanaal, een PIM is als een octopus

Een goed productinformatie systeem is als een brein van een octopus die alle tentakels controleert. In de hersenen gaat het maar om twee dingen. Focus op de klant en zijn wensen en maak het hele sales systeem in balans. De digitale octopus onthoudt alle productinformatie en stuurt ze naar het eind van zijn tentakels. Onafhankelijk van de kanaalkeuze van de klant, de informatie die zij te zien krijgen is te vertrouwen, up to date en nauwkeurig.

Ben je klaar voor PIM?

Heeft elke organisatie een PIM nodig? Is PIM een oplossing voor alles? Beide vragen zouden met ‘nee’ beantwoord moeten worden. Maar als je jezelf herkent in de volgende scenario’s zou een PIM je kunnen helpen:

Scenario 1

Productinformatie is niet op een centrale plaats gezet, maar wordt beheerd door meerdere afdelingen in verschillende systemen. Sommigen zijn misschien zelfs opgeslagen in het geheugen van de werknemers. De productinformatie onderhouden kost jaarlijks veertien minuten per product, puur omdat zoveel tijd verspild wordt aan het beheren en distribueren van productinformatie binnen je organisatie. Tijd is geld. Een slim PIM systeem automatiseert deze tijdrovende klus en ondersteunt je organisatie en diens processen. Zo kan je informatie sneller en goedkoper aan je klant aanbieden.

 

Scenario 2

Ik kan nooit met zekerheid zeggen dat mijn productinformatie altijd correct is. Ik kan de bron van mijn informatie niet vertrouwen. Een slim PIM systeem communiceert met zowel al je interne systemen, als de systemen van de klant en leveranciers.

 

Scenario 3

Mijn klanten willen meer inzicht in het inventaris en eisen verbeterde productinformatie. Ze zullen waarschijnlijk meerdere keren per dag bellen met vragen over de levering, beschikbaarheid of voor sales ondersteuning. De juiste informatie via de correcte kanalen leveren kan dit alles voorkomen. Zo heeft je klant het voordeel dat hij meer tijd heeft om te concentreren op de ‘echte’ sales activiteiten.

Als je een of meer van deze uitdagingen herkent, dan is PIM een oplossing voor je!

Multichannel informatiebeheer topprioriteit 2016, efficiënt en eenvoudig te managen. Integreer een PIM-systeem in je organisatie!

whitepaper image

Kies een PIM systeem die je daadwerkelijk zal helpen

Een PIM systeem moet flexibel zijn en intelligent. Zoals de eerder genoemde octopus. Het zou je product data aan je business partners moeten leveren. Een bron voor punctuele en accurate informatie die iedereen nodig heeft.

Het is een software oplossing die elke omnichannel organisatie de juiste tools aanbiedt om gestructureerde productinformatie aan te bieden en te zorgen dat het via de juiste kanalen bij de klant terecht komt. Klanten zullen in staat zijn om handel te drijven waar ze willen, hoe ze willen en wanneer ze willen. Door de omnichannel aanpak zal de klant geen verschillen zien in de informatie die over verschillende kanalen wordt aangeboden. De eerste stap om dit mogelijk te maken is het aanbieden van de data aan alle kanalen en systemen die de data nodig hebben. Vervolgens is stap twee de integratie met alle kanalen die je klanten gebruiken. Een efficiënt product informatie systeem is van vitaal belang in dit proces en kan beide stappen doorlopen.

Wat zal een PIM systeem automatiseren?

  • Verrijk je ERP product data (master data) met video, tekst en klantgegenereerde content. Stuur product data naar je klanten (in detail: na afrekenen van winkelmandje via OCI)
  • Het printen van catalogi met klantspecifieke assortimenten op commando. Beheer de gehele lay-out binnen de web-to-print functionaliteit of link data feeds aan je Adobe Indesign suite.
  • Voed alle systemen binnen de organisatie met real-time product data via de data feeds. Dit garandeert een naadloze omnichannel strategie met accurate informatie op alle kanalen van de klant.

Speerpunten voor PIM implementatie

  • Leg data kwaliteit vast als een KPI om de succes van een project vast te stellen
  • Handel conform de standaard voor je handelstak (bijvoorbeeld ETIM)
  • Of gebruik de Open Catalog Interface (OCI) zoals Sap, Navision, AX
  • Maak eerst een inventaris van je hoofdleveranciers voor je data opslag standaardiseert
  • Probeer je voor te stellen hoe je de informatie de komende drie jaar zal gebruiken
  • Gebruik product data in onderhandeling met de leveranciers (maak het een deel van het product dat ze leveren)
  • Gebruik PIM data om de klant te helpen

Neem vandaag nog contact met ons op.